O AI Clearing

Tworzymy technologię, która pomaga monitorować postęp i jakość realizacji dużych inwestycji budowlanych — od farm fotowoltaicznych po drogi i rurociągi. Łączymy zdjęcia z dronów, dane projektowe i sztuczną inteligencję, aby zespoły realizujące inwestycje mogły sprawdzać wykonane prace i wcześniej wychwytywać rozbieżności.

Za produktem wykorzystywanym przez międzynarodowych klientów stoi również codzienna współpraca między zespołami, sprawny obieg dokumentów i terminowe rozliczenia. Właśnie ten obszar chcemy wzmocnić.

Twoja rola i zespół

Szukamy osoby, która połączy organizację warszawskiego biura z administracyjną obsługą umów, fakturowaniem i monitorowaniem płatności.

Dołączysz jako czwarta osoba do działającego zespołu wspierającego codzienne funkcjonowanie firmy. Zapewnimy Ci wdrożenie w nasze procesy i narzędzia. Na co dzień będziesz współpracować z zespołem oraz osobami odpowiedzialnymi za Sales i Customer Success.

To rola dla osoby, która dobrze odnajduje się w rozwijającym się startupie: lubi organizować codzienne sprawy biura i zespołu, sprawnie pracuje z dokumentami i liczbami oraz szuka usprawnień w sposobie działania.

Czym będziesz się zajmować

• Organizacja biura: dbanie o sprawne codzienne funkcjonowanie biura w Warszawie, kontakt z dostawcami usług oraz koordynacja zamówień i zaopatrzenia.
• Wsparcie zespołu: pomoc w organizacji wydarzeń oraz logistyczne wsparcie wdrażania nowych osób.
• Współpraca z zarządem: bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne, w tym koordynacja spotkań, wizyt i podróży służbowych.
• Codzienna administracja: aktualizacja danych klientów, zamówień i rozliczeń, obsługa wspólnych skrzynek mailowych oraz uporządkowanego repozytorium dokumentów.
• Umowy i dokumenty: koordynacja zatwierdzeń i podpisów, prowadzenie rejestrów oraz archiwizacja.
• Rozpoczęcie współpracy z klientami i dostawcami: przygotowywanie wymaganych danych i dokumentów oraz administracyjne wsparcie onboardingu.
• Fakturowanie: wystawianie faktur zgodnie z warunkami umów i wewnętrznymi zatwierdzeniami.
• Należności: monitorowanie terminów płatności, kontakt z klientami i wyjaśnianie kwestii rozliczeniowych we współpracy z odpowiednimi osobami w firmie.

Jakiego doświadczenia szukamy

• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji, obsłudze umów lub rozliczeniach, w tym praktyczne doświadczenie w fakturowaniu i monitorowaniu płatności.
• Dobra znajomość Excela lub Arkuszy Google oraz narzędzi Microsoft 365 lub Google Workspace.
• Znajomość zasad wystawiania faktur i podstaw VAT potrzebnych w codziennej obsłudze dokumentów.
• Angielski pozwalający prowadzić korespondencję i rozmowy dotyczące dokumentów oraz rozliczeń.
• Swobodna komunikacja po polsku z zespołem, dostawcami i partnerami.
• Dokładność, dyskrecja, dobra organizacja oraz umiejętność ustalania priorytetów i doprowadzania spraw do końca.

Znajomość systemów CRM, narzędzi do fakturowania lub portali zakupowych klientów będzie dodatkowym atutem.

Co oferujemy

• Wynagrodzenie 10 000–14 000 zł miesięcznie, zależnie od doświadczenia i kompetencji.
• Prywatną opiekę medyczną i kartę MultiSport.
• Wdrożenie w procesy i narzędzia oraz współpracę z istniejącym zespołem.
• Kontakt z międzynarodowymi klientami i możliwość rozwijania doświadczenia w administracji, rozliczeniach i organizacji działalności firmy technologicznej.

Miejsce współpracy

Ze względu na obsługę warszawskiego biura współpraca ma charakter głównie stacjonarny. Możliwa jest okazjonalna realizacja części zadań zdalnie.

Aplikowanie

Prześlij CV przez LinkedIn. Chętnie poznamy przykłady Twojego doświadczenia w fakturowaniu, obsłudze dokumentów i organizacji administracji. W rekrutacji skupiamy się na kompetencjach i doświadczeniu związanym z zakresem roli.